POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALCANCE.

Esta política es aplicable en Quantum Data Systems SAS y recoge  los  cambios  organizacionales  que  se  han  adoptado  para  plasmar  los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los datos personales.

 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

 

Nombre de la empresa: QUANTUM DATA SYSTEMS S.A.S, con NIT 900.180.126-5, se constituye como una empresa colombiana, con el objeto social de actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas y las demás actividades registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá. Quantum Data Systems con domicilio en la Calle 97a #60-50 de la ciudad de Bogotá, Colombia. correo electrónico servicioalcliente@quantumltda.com y teléfono +57 1 747 0518. 

DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento  previo,  expreso  e  informado  del  Titular  para  llevar  a  cabo  el  Tratamiento  de datos personales.

  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  3. Dato  personal: Cualquier  información  vinculada  o  que  pueda  asociarse  a  una  o  varias  personas  naturales determinadas o determinables.

  4. Datos  sensibles: Aquellos  que  afectan  la  intimidad  del  Titular  o  cuyo  uso  indebido  puede  generar  su discriminación.

  5. Aviso  de  privacidad:  Comunicación  verbal  o  escrita  generada  por  el  responsable,  dirigida  al  Titular  para  el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento  de  información  que  le  serán  aplicables, la  forma  de  acceder  a  las  mismas  y  las  finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  6. Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  8. Habeas data: derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

  9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  11. Tratamiento: Cualquier  operación  o  conjunto  de  operaciones  sobre  datos  personales,  tales  como  la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio  de  la  República  de  Colombia  cuando  tenga por  objeto  la  realización  de  un  Tratamiento  por  el Encargado por cuenta del Responsable.

 

ARTÍCULO 1. MARCO LEGAL. Esta política se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos  Personales  (Habeas  Data) así como en su  Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO  2 APLICACIÓN. La presente política se  aplicará  única  y  exclusivamente  al  tratamiento  de  los datos de carácter personal que posea y/o que sean recogidos por QUANTUM DATA SYSTEMS.

 

ARTÍCULO  3.  PERMANENCIA. Los datos y procedimientos  consignados  en  esta política  aplican  a  las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile QUANTUM DATA SYSTEMS.

 

ARTÍCULO 4. OBJETO. El objeto de la creación de la presente política es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de una política interno de procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información.

 

ARTÍCULO  6.  PRINCIPIOS. Los  principios  que  a  continuación  se  mencionan  regulan  el  tratamiento  de  la información desarrollada por QUANTUM DATA SYSTEMS, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:

Colaboración  con  la  autoridad:  QUANTUM DATA SYSTEMS  cooperara  con  las  autoridades  competentes  en  materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.

Finalidad: El uso, almacenamiento y tratamiento  deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.

Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes.

Transparencia:  En  todo  momento  QUANTUM DATA SYSTEMS  pondrá  a  disposición  de  los  titulares  todos  los mecanismos  idóneos  con  el  fin  de  garantizar  la  información  acerca  de  los  datos  personales  que  se encuentran consignados en las Bases de Datos, en cualquier momento y sin restricciones.

Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El Titular podrá solicitar en cualquier  momento la corrección, actualización o supresión dela información.

Privacidad:  Los  datos  personales  no  estarán  disponibles  en  ningún  medio  de  divulgación  pública  o masiva en respeto del derecho a la privacidad. QUANTUM DATA SYSTEMS no venderá ni compartirá la información por fuera de los límites y condiciones previstas en este reglamento.

Seguridad: QUANTUM DATA SYSTEMS desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros  contenidos en las bases de datos incluyendo corta fuegos (Firewalls), contratos de confidencialidad y en general cualquier mecanismo idóneo para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información.

Confidencialidad: QUANTUM DATA SYSTEMS garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información  serán  objeto  de  control  y  supervisión.

ARTÍCULO  7. CATEGORÍAS DE LOS DATOS:

LOS DATOS SENSIBLES: Son "aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,  organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos." (Art. 5 Ley 1581/12) El Artículo sexto de la misma Ley señala algunas excepciones a la regla:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Igualmente la persona encargada del tratamiento de datos deberá informarle a titular de los mismos lo siguiente:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

DATOS PÚBLICOS: Cuando hablamos de datos públicos nos referimos a cualquier dato que esté en disposición, en bancos, bases, o demás formas de recolección de datos de USO PÚBLICO; es decir que cualquier persona pueda acudir a ellos sin ningún tipo de requerimiento especial. Igualmente con los datos personales que se encuentren en este tipo de fuentes, y serán considerados públicos desde su naturaleza, respetando los parámetros que la legislación impone y lo anteriormente estipulado.

 

AUTORIZACIONES

ARTÍCULO  8.  AUTORIZACIÓN. LA AUTORIZACIÓN para la recolección de datos deberá realizarla el titular de los mismos, manifestando de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos; el encargado del tratamiento de los datos, tiene como deber informar al titular de las políticas de uso, es decir, el fin con el cual será necesitada la información pedida. Esto lo deberá realizar en el momento de la recolección de los datos.

SE ENTENDERÁ ENTREGADA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULO CUANDO SE HAGA: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

NO se necesitará autorización en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

Datos de naturaleza pública;

Casos de urgencia médica o sanitaria;

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

SIEMPRE SE DEBERÁ MANTENER PRUEBA DE LA FORMA EN COMO SE AUTORIZO EL MANEJO DE DATOS.

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES: Basados en los principios instaurados en esta política, los datos recolectados con previa autorización, deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a normatividad vigente.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

 

ARTÍCULO  9.  PRUEBA  DE  LA  AUTORIZACIÓN. QUANTUM DATA SYSTEMS  pondrá  en  Funcionamiento  todos  los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento  de datos personales.

 

DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO  10.  DERECHOS  DE  LOS  TITULARES  DE  LA  INFORMACIÓN. El  titular  de  la  información recopilada por QUANTUM DATA SYSTEMS tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales.

Previa solicitud a QUANTUM DATA SYSTEMS, conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de comercio, Industria y turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la 1581 de 2012.

Revocar la autorización otorgada a QUANTUM DATA SYSTEMS para detener el tratamiento de los datos personales delos titulares.

Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de QUANTUM DATA SYSTEMS.

Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de QUANTUM DATA SYSTEMS.

DEBERES DE QUANTUM DATA SYSTEMS RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ARTÍCULO 11. DEBERES DE QUANTUM DATA SYSTEMS. En su condición de responsable de la información QUANTUM DATA SYSTEMS es  consciente  de  la  importancia  de  observar  las  políticas  y  protocolos  tendientes  a  proteger  los  datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. QUANTUM DATA SYSTEMS solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre  la  protección  de  datos  personales  puntualmente  a  lo  mencionado  en  el  artículo  17.  Por  tanto QUANTUM DATA SYSTEMS  se  compromete  a  cumplir  a  cabalidad  y  de  forma  permanente  con  los  preceptos  que  a continuación se mencionan.

Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.

Conservar la información bajo estrictas medidas  de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.

Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.

Permitir  el  acceso  a  la  información  únicamente  a las  personas  que  con  ocasión  de  sus  labores  como empleados de QUANTUM DATA SYSTEMS deban tener dicho acceso.

Informar  oportunamente  a  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio  cuando  se  presenten  eventuales violaciones  a  los  protocolos  de  seguridad  de  la  información  o  existan  riesgos  en  la  administración  de  la información entregada por los titulares.

Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

PROCEDIMIENTO  PARA  EL  EJERCICIO  DE  LOS  DERECHOS  DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO  PARA  GARANTIZAR  EL  DERECHO  A PRESENTAR  RECLAMOS  Y  EJERCICIO  DE  SUS  DERECHOS.-Los titulares  de  la información  podrán  ejercer  sus  derechos  en  cualquier  momento  y  de  manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La  solicitud  deberá  hacerse  por  alguno  de  los  siguientes  medios:  Correo electrónico:  servicioalcliente@quantumltda.com o  contactando  al  área  de Servicio  al  Cliente en  Bogotá:  7470518

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO  13. DESIGNACIÓN.  QUANTUM DATA SYSTEMS se  encargará  de  la  protección  de  los datos personales y tramitará las solicitudes de los titulares para  el  ejercicio  de  sus  derechos  al  acceso,  consulta, rectificación,  actualización,  supresión  y  revocatoria  a  que  se  refiere  la  ley  1581  de  2012

ARTÍCULO 14. VIGENCIA.  La presente política rige a partir del  04 de  Enero de 2016 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique. La presente política de actualiza a partir del 27 de agosto de 2018.

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